Etyka

Bank jako jeden z największych pracodawców w Polsce zobowiązuje się do prowadzenia i promowania etycznego biznesu, budowy etycznej kultury organizacyjnej oraz przestrzegania zasad społecznej odpowiedzialności.

Bank przyjął Kodeks Etyki uchwałą Zarządu Banku w 2014 roku. Kodeks stanowi zbiór najważniejszych wartości, zasad, norm postępowania, postaw etycznych, które określają sposób kształtowania wzajemnych relacji w biznesie oraz w relacjach Banku z otoczeniem. W wymiarze praktycznym Kodeks jest narzędziem, które wspiera upowszechnianie oraz wdrażanie wartości etycznych w Banku. Jego zapisy dotyczą pracowników jak również wszystkich osób, które wykonują na rzecz lub w imieniu Banku działania biznesowe lub pośredniczą w działalności Banku. O obowiązku przestrzegania Kodeksu Etyki przez każdego pracownika Banku stanowi Regulamin Pracy Banku.

Bank przeprowadził analizę ryzyk etycznych w odniesieniu do każdej grupy interesariuszy i prowadzi działania w celu ich minimalizacji:

Kodeks Etyki Banku oraz Regulamin Pracy Banku zawierają postanowienia dotyczące m.in. przeciwdziałania dyskryminacji ze względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, religię i wyznanie, rasę, pochodzenie etniczne, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, orientację seksualną, zatrudnienie na czas określony i nieokreślony oraz zatrudnienie w pełnym lub niepełnym wymiarze czasu pracy.

Każdy pracownik ma obowiązek przestrzegania Kodeksu Etyki Banku oraz udziału w rozwoju i promowaniu kultury organizacyjnej oraz wartości z nią związanych.

Aby przeciwdziałać naruszeniom etyki Bank stosuje odrębne przepisy wewnętrzne: „Zasady przeciwdziałania mobbingowi i dyskryminacji oraz tryb rozpatrywania skarg dotyczących naruszenia uprawnień pracowniczych”. Pracownicy wysyłają zgłoszenia na specjalne skrzynki mailowe.

Bank analizuje sprawy zgłaszane poprzez dedykowane kanały wewnętrzne również pod kątem braku zgodności i naruszenia konfliktów interesów.

Obok promocji wartości wśród pracowników, Bank prowadzi również monitoring skarg pracowniczych pod kątem potencjalnego naruszenia standardów etyki. Odpowiedni Członkowie Zarządu Banku są informowani raz na kwartał o skargach pracowników w nadzorowanych przez nich obszarach i o sposobie zakończenia sprawy. Członkowie Zarządu Banku mają też prawo do wglądu do dokumentacji dotyczącej rozpoznania skargi. Dodatkowo Prezes Zarządu Banku jest raz na kwartał informowany o wszystkich skargach pracowników.

Zgodnie z przyjętymi w PKO Banku Polskim S.A. regulacjami dotyczącymi oceny odpowiedniości kandydatów na członków Zarządu oraz członków Zarządu PKO Banku Polskiego S.A, Rada Nadzorcza oceniając odpowiedniość w aspekcie rękojmi należytego wykonywania obowiązków, uwzględnia kryteria reputacji, uczciwości i etyczności działania kandydatów na członków Zarządu Banku (w ramach oceny wstępnej), jak również członków Zarządu Banku (w ramach oceny okresowej). Stwierdzenie nieodpowiedniości kandydata na członka Zarządu lub członka Zarządu w aspekcie rękojmi może skutkować odpowiednio niepowołaniem kandydata do składu organu albo podjęciem działań zmierzających do odwołania członka organu z pełnionej funkcji. Analogiczne zasady obowiązują w polityce oceny odpowiedniości dotyczącej członków Rady Nadzorczej Banku.

Podmioty Grupy Kapitałowej Banku wdrożyły Kodeks Etyki Spółki na podstawie wzoru przesłanego przez Bank, co oznacza stosowanie jednolitych zasad w całej Grupie Kapitałowej Banku.

[2-16] W obszarze pracowniczym istnieją mechanizmy promowania i monitorowania przestrzegania w Banku zasad etyki w tym mechanizmy monitorowania sytuacji naruszających te zasady, w szczególności mogących wiązać się z negatywnym wpływem organizacji na interesariuszy jak również sposobu postępowania w relacjach biznesowych oraz z otoczeniem społecznym oparte m.in. o wprowadzone wewnętrznymi przepisami procedury skargowe, Kodeks etyki oraz obowiązki sprawozdawcze wobec Zarządu i Rady Nadzorczej. W ramach tych mechanizmów:

[2-17] Ocena wiedzy, umiejętności i doświadczenia członków Zarządu i Rady Nadzorczej Banku na temat zrównoważonego rozwoju, w tym w zakresie zdolności do zarządzania ryzykiem ESG i wpływem czynników ryzyka ESG na działalność Banku stanowi jeden z kryteriów weryfikacji w ramach wstępnych i okresowych (corocznych) ocen odpowiedniości indywidualnej (członków organów) i zbiorowej (organów Banku).

[2-15] Zasady zarządzania konfliktami interesów są przyjmowane przez Zarząd Banku i zatwierdzane przez Radę Nadzorczą.

Członkowie Rady Nadzorczej mają obowiązek niezwłocznie informować Radę Nadzorczą o okolicznościach, które mogą powodować potencjalny konflikt interesów wpływający na ich relacje z Grupą Kapitałową Banku, w tym na ich działalność w Radzie Nadzorczej. Przewodniczący Rady Nadzorczej podejmuje decyzję o nieprzekazaniu członkowi Rady Nadzorczej, w odniesieniu do którego występują okoliczności powodujące potencjalny konflikt interesów, dokumentów i informacji związanych z planowanymi do rozpatrzenia przez Radę Nadzorczą sprawami, których ten konflikt dotyczy. Ponadto członek Rady Nadzorczej obowiązany jest poinformować stałych uczestników posiedzenia Rady Nadzorczej o zaistniałym konflikcie interesów lub możliwości jego powstania i powstrzymać się od zabierania głosu w dyskusji oraz nie brać udziału w głosowaniu nad przyjęciem uchwały w sprawie, której taki konflikt dotyczy.

Członek Zarządu zobowiązany jest powstrzymywać się od podejmowania aktywności zawodowej lub pozazawodowej, która mogłaby prowadzić do powstania konfliktu interesów lub w inny sposób wpływać negatywnie na jego reputację jako członka organu zarządzającego Bankiem. Członek Zarządu zobowiązany jest najpóźniej w dniu wyboru złożyć Radzie Nadzorczej pisemne oświadczenie o wszelkich innych aktywnościach zawodowych, członkostwie w organach zarządzających lub nadzorczych oraz posiadaniu akcji lub udziałów, jeżeli w wyniku ich posiadania członek Zarządu jest uprawniony do wykonywania co najmniej 5% głosów na walnym zgromadzeniu (zgromadzeniu wspólników). Członek Zarządu nie może bez zgody Rady Nadzorczej zajmować się interesami konkurencyjnymi w stosunku do Banku lub podmiotów Grupy Kapitałowej Banku ani też uczestniczyć w spółkach prowadzących działalność konkurencyjną w stosunku do Banku lub podmiotów Grupy Kapitałowej Banku jako wspólnik (akcjonariusz) lub członek organów zarządzających lub nadzorczych, a także nie może, bez zgody Rady Nadzorczej, w żadnej formie świadczyć pracy lub innych usług na rzecz podmiotów prowadzących działalność konkurencyjną w stosunku do Banku lub podmiotów Grupy Kapitałowej Banku.

Prezes Zarządu Banku w cyklach miesięcznych informowany jest o konfliktach interesów dotyczących wszystkich pracowników Banku. Ponadto Zarząd Banku oraz Rada Nadzorcza w cyklach kwartalnych informowana jest o liczbie i tematyce zgłoszeń konfliktów interesów dotyczących wszystkich pracowników Banku.

Bank dokonuje na stronie internetowej publicznego ujawnienia odpowiednich informacji dotyczących przyjętej w Banku polityki zarządzania konfliktami interesów oraz informacji dotyczących sposobu zarządzania przez Bank istotnymi konfliktami interesów i konfliktami, które mogłyby powstać z powodu transakcji zawieranych przez Bank z podmiotami działającymi w Grupie Kapitałowej Banku (Zasady zarządzania konfliktami interesów (pkobp.pl)). Ujawnianie obejmuje wskazanie rodzajów możliwych konfliktów interesów, w tym wskazanie podstawowych mechanizmów kontrolnych, jak np. podział obowiązków, bariery informacyjne, wyłączenie z podejmowanych decyzji. Informacje dotyczące istotnych konfliktów interesów lub konfliktów interesów, które mogłyby powstać z powodu transakcji zawieranych przez Bank z podmiotami powiązanymi z Bankiem oraz ich zakresie, Bank przekazuje do Komisji Nadzoru Finansowego. Publicznemu ujawnianiu nie podlegają informacje objęte ochroną: stanowiące dane osobowe, tajemnicę bankową lub tajemnicę przedsiębiorstwa.

W przypadkach, gdy całkowite wyeliminowanie wpływu zidentyfikowanego konfliktu na interes klienta nie jest możliwe, Bank informuje klienta o konflikcie interesów zidentyfikowanym w relacjach z tym klientem oraz o działaniach podjętych w celu ochrony interesów klienta. W przypadku ujawnienia konfliktu interesów Bank występuje do klienta o potwierdzenie woli zawarcia lub kontynuacji umowy albo świadczenia usługi.

W grudniu 2022 roku Zarząd Banku zaktualizował politykę dotyczącą przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (AML), która odnosi się do wszystkich podmiotów Grupy Kapitałowej Banku. Celem Polityki jest zapobieganie wykorzystywaniu produktów Grupy Kapitałowej do działań związanych z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu. Polityka określa standardy, których powinien przestrzegać Bank i podmioty zależne oraz wszystkie osoby w nich pracujące, w tym stali i tymczasowi współpracownicy, konsultanci, wykonawcy, agenci zewnętrzni i ich pracownicy (zob. tutaj, kwestionariusz: tutaj).

Polityka stanowi jedną z wewnętrznych procedur, które definiują zakres przekazywania danych, przepisów, obowiązków, standardów i środków stosowanych w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Bank i spółki z Grupy opracowują, wdrażają, aktualizują i realizują wewnętrze przepisy dotyczące AML.

Grupa stosuje środki bezpieczeństwa finansowego przed nawiązaniem relacji biznesowej z klientem, a następnie powtarza w trakcie trwania tej relacji w interwałach czasowych właściwych dla ryzyka danego klienta.

W przypadku gdy Grupa nie może zastosować jednego z podstawowych środków bezpieczeństwa finansowego podejmuje stosowne działania zgodnie z art. 41 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu tj.: nie nawiązuje stosunków gospodarczych, nie przeprowadza transakcji okazjonalnej, nie przeprowadza transakcji za pośrednictwem rachunku bankowego, rozwiązuje stosunki gospodarcze.

Grupa identyfikuje  i  weryfikuje  klientów oraz  beneficjentów  rzeczywistych, określa ryzyko  prania pieniędzy i finansowania terroryzmu, monitoruje transakcje klientów i w przypadku identyfikacji okoliczności, które mogą wskazywać na pranie pieniędzy lub finansowanie terroryzmu, lub uzasadnione podejrzenie prania pieniędzy podejmuje stosowne działania, w tym wstrzymuje transakcje, blokuje rachunek lub zamraża środki.

Osoby wykonujące obowiązki w zakresie AML biorą udział w programach szkoleniowych z tego zakresu.

Bank i podmioty zależne wyznaczają w ramach swoich organizacji AML oficera, odpowiedzialnego za wymianę informacji w Grupie. Bank przeprowadza okresowy przegląd polityki Grupy, nie rzadziej niż raz na rok, jak również sporządza kwartalną informację z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, którą dyrektor Departamentu Przeciwdziałania Praniu Pieniędzy oraz Finansowaniu Terroryzmu przedkłada Zarządowi Banku.

Grupa działa zgodnie z przepisami prawa w każdym kraju w którym prowadzi działalność oraz współpracuje z instytucjami, których zadaniem jest przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (GIIF w Polsce oraz właściwe instytucje analityki finansowej dla oddziałów zagranicznych).

Ostatnia aktualizacja polityki przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu z 2022 roku miała na celu wzmocnienie nadzoru w ramach Grupy Kapitałowej Banku nad obowiązkami realizowanymi w ramach AML/CFT w tych podmiotach.